Ngày 02 tháng 01 năm 2004 tại Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam đã có buổi làm việc do Phó Cục trưởng Nguyễn Thành Vạn chủ trì về việc triển khai công tác chuẩn bị “Hội nghị khoa học về nghiên cứu địa tầng hệ đệ tứ các châu thổ ở Việt Nam”. Tham gia buổi làm việc gồm có:
1. Đồng chí Nguyễn Thành Vạn, Phó Cục trưởng Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam, chủ trì.
2. Đồng chí Lại Hồng Thanh, Phó Văn phòng Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam.
3. Đồng chí Nguyễn Văn Quý, Phó Trưởng phòng Địa chất, Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam.
4. Đồng chí Nguyễn Thị Dung, Trưởng phòng Hợp tác quốc tế, Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam.
5. Đồng chí Nguyễn Xuân Hợp, Phó Trưởng phòng Hợp tác quốc tế, Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam.
6. Đồng chí Bùi Thị Huyền, chuyên viên Phòng Hợp tác quốc tế, Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam.
Sau khi nghe đồng chí Nguyễn Văn Quý, thay mặt Ban tổ chức báo cáo công tác chuẩn bị về tài liệu, chương trình, cơ sở vật chất v.v... cho Hội nghị, đồng chí Nguyễn Thành Vạn thay mặt lãnh đạo Cục đã có kết luận như sau:
1. Hội nghị khoa học về nghiên cứu địa tầng, hệ đệ tứ các châu thổ ở Việt Nam là Hội nghị tổng kết của Chương trình hợp tác trong 3 năm (2001-2003) nghiên cứu châu thổ sông Hồng và châu thổ sông Cửu Long giữa Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam với Sở Địa chất Nhật Bản (được Bộ Công nghiệp cho phép triển khai tại công văn số 61/CV-HTQT ngày 08 tháng 01 năm 2001). Hội nghị được tổ chức nhằm mục đích trình bày những kết quả nghiên cứu và những hiểu biết mới nhất về hệ Đệ Tứ ở Việt Nam, chỉ ra sự tiến hoá của các đồng bằng châu thổ trong thời kỳ Holocene, đặc biệt là đồng bằng châu thổ sông Hồng và sông Mê Công, làm cơ sở khoa học cho việc dự báo các quá trình địa chất liên quan đến sự phát triển bền vững. Thông qua Hội nghị tăng cường quan hệ giữa Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam với các tổ chức địa chất trong và ngoài nước.
Theo chương trình, Hội nghị sẽ tổ chức vào ngày 12,13 và 14 tháng 02 năm 2004. Địa điểm tại Hội trường Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam. Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam đã báo cáo Bộ Tài nguyên và Môi trưởng về việc tổ chức Hội nghị (tại công văn số 764 CV/ĐCKS-VP ngày 05 tháng 6 năm 2003).
2. Để công tác tổ chức Hội nghị đạt kết quả tốt, lãnh đạo Cục thống nhất phân công nhiệm vụ cụ thể cho Văn phòng và các phòng chuyên môn nghiệp vụ như sau:
2.1. Văn phòng Cục chủ trì, phối hợp với các phòng Địa chất, Hợp tác quốc tế chuẩn bị tốt các nội dung: Hội trường, thiết bị âm thanh, thiết bị trình diễn (projector), phông Hội nghị, công tác khánh tiết, bảo đảm cảnh quan môi trường sạch đẹp, an ninh trật tự và liên hoan của Hội nghị vào buổi trưa và chiều tối ngày 12 tháng 02 năm 2003;
2.2. Phòng Hợp tác quốc tế phối hợp với Phòng Địa chất thực hiện các nội dung:
- Chuẩn bị nội dung ấn phẩm phục vụ Hội nghị, liên hệ với các cơ quan có liên quan giải quyết việc in ấn tài liệu phục vụ Hội nghị theo quy định (cố gắng xong trước ngày 15 tháng 01 năm 2004).
- Chuẩn bị và bố trí cán bộ tham gia đoàn tham quan, khảo sát thực địa các điểm lộ trầm tích đệ tứ tại Hà Nội, Quảng Ninh và Ninh Bình vào các ngày 13, 14 tháng 02 năm 2004;
2.3. Phòng Địa chất phối hợp với Phòng Hợp tác quốc tế liên hệ với phía Sở Địa chất Nhật Bản thống nhất chương trình chính thức của Hội nghị báo cáo lãnh đạo Cục quyết định trước khi thực hiện, chuẩn bị ra thông báo số 2 gửi cùng giấy mời cho các đại biểu là báo cáo viên (trước ngày 15/01/2004) và khách mời tham dự Hội nghị (trước ngày 01/02/2004) .
3. Các đơn vị trực thuộc Cục, các phòng chuyên môn nghiệp vụ có cán bộ thuộc đơn vị là báo cáo viên trong Hội nghị cần tạo điều kiện thuận lợi về mọi mặt để các báo cáo viên tham dự Hội nghị.
Văn phòng Cục xin thông báo để các đơn vị trực thuộc Cục, các phòng chuyên môn nghiệp vụ biết và phối hợp thực hiện.